Sebelum Anda melakukan tugas meneliti sistem telepon bisnis terbaik yang ada, berikut adalah beberapa hal umum yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda.
1. PBX Berbasis Premis vs. PBX yang Dihosting
Secara umum, ada dua jenis sistem telepon bisnis PBX: Premise dan Hosted. Sistem telepon bisnis berbasis premis memerlukan peralatan yang rumit untuk disimpan di dalam kantor Anda dan biasanya terlihat di perusahaan besar. Pemilik usaha kecil disarankan untuk menggunakan sistem telepon bisnis yang dihosting untuk ekspansi yang lancar dan efisiensi biaya.
2. Peralatan Mahal Tidak Selalu Diperlukan
Salah satu cara sistem telepon bisnis PBX Anda menghemat uang adalah dengan tidak mengharuskan Anda melakukan pembelian perangkat keras yang mahal. Dengan BYOD (Bawa Perangkat Anda Sendiri), Anda dapat menggunakan ponsel atau tetap menggunakan perangkat keras yang ada tanpa masalah apa pun. Pengkabelan dan pemasangan kabel juga tidak diperlukan karena sistem telepon bisnis PBX yang dihosting diberdayakan menggunakan koneksi internet Anda.
3. Dapat Meningkatkan Produktivitas dan Membantu Mempertahankan Pelanggan
Anda tidak perlu khawatir membiarkan pesan lolos begitu saja. Banyak sistem telepon bisnis yang memiliki fitur seperti kontinuitas panggilan dan pesan suara ke email untuk memastikan Anda selalu mengetahui pesan Anda. Fitur resepsionis cloud seperti penjawab otomatis juga tersedia sehingga Anda dapat menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan dan menjaga kepuasan pembeli Anda.
4. Mendorong Fleksibilitas Ruang Kerja
Sistem modern memberikan kebebasan kepada pengguna untuk bekerja dari mana saja. Saat ini, Anda tidak perlu memiliki kantor untuk memiliki sistem telepon bisnis; yang Anda perlukan hanyalah koneksi internet dan listrik yang andal (kecuali jika Anda menggunakan PBX virtual dan beroperasi langsung dari ponsel Anda). Memperluas tim dan menambahkan ekstensi juga mudah, serta berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain dengan solusi plug and play yang mudah.
Saat Anda mencari sistem telepon bisnis, Anda akan menemukan penyedia mulai dari yang telah ada selama beberapa dekade dan beberapa yang telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir. Meskipun kami memuji pengalaman, tidak selalu yang terbaik adalah memilih penyedia hanya berdasarkan umur simpannya. Pilihlah penyedia yang memfokuskan upayanya pada solusi bisnis (beberapa penyedia bahkan menjadikan bisnis menengah dan kecil sebagai fokus utama mereka) untuk memastikan bahwa kebutuhan komunikasi bisnis Anda terpenuhi. Periksa layanan mereka dan putuskan apakah mereka memenuhi kebutuhan bisnis Anda atau tidak.
5. Tidak Semua Sistem Telepon Bisnis Diciptakan Sama
Bagaimana Sistem Telepon PBX Dapat Menguntungkan Bisnis Anda
Jangan tertipu oleh jargon dan literatur teknis yang mungkin Anda temukan pada sistem PBX. Berlawanan dengan kepercayaan umum, Anda tidak perlu paham teknologi untuk mempelajari cara mengoperasikan sistem PBX. Jika Anda membeli perangkat keras dari penyedia, kemungkinan besar Anda akan menerima telepon pra-konfigurasi yang siap digunakan segera setelah tiba. Hal ini memungkinkan untuk cukup menyambungkan perangkat dan mulai melakukan panggilan hampir tanpa pengaturan apa pun. Pengkabelan dan pengkabelan tidak diperlukan dengan sistem PBX yang dihosting sehingga biaya instalasi dan waktu henti bukanlah sesuatu yang perlu Anda khawatirkan.
Semua manfaat ini menghasilkan satu hal: lebih banyak penghematan. Tanpa biaya pengaturan atau perangkat keras yang mahal, Anda dapat menggunakan waktu dan uang yang Anda hemat dan menginvestasikannya kembali ke dalam bisnis Anda. Untuk lebih berhemat, Anda dapat memilih sistem telepon PBX virtual yang memungkinkan Anda menjalankan bisnis dari ponsel menggunakan nomor telepon bisnis Anda. Ini adalah kesederhanaan dan profesionalisme yang dicari banyak pengusaha tanpa biaya dari penyedia sistem telepon PBX utama.
Fitur Sistem Telepon Bisnis Kecil yang Harus Diperhatikan
Jika Anda mencari batasan apa pun yang dimiliki sistem telepon bisnis PBX, maka sistem tersebut mengandalkan koneksi internet agar dapat berfungsi. Selama Anda menggunakan penyedia internet yang andal, sistem Anda akan tetap aktif dan berjalan; namun, banyak sistem telepon bisnis PBX menawarkan kemampuan untuk meneruskan panggilan Anda ke perangkat eksternal, seperti ponsel cerdas Anda. Ini adalah fitur keamanan tambahan yang memberikan ketenangan pikiran kepada pemilik bisnis karena mengetahui bahwa mereka tidak akan melewatkan peluang apa pun keadaan yang tidak terduga. Sama seperti fitur penerusan panggilan sederhana ini, ada banyak layanan dalam sistem telepon bisnis kecil yang dapat menyelamatkan bisnis Anda.
Rekaman panggilan adalah cara terbaik untuk menyimpan rekaman suara, namun pastikan untuk mengikuti undang-undang negara bagian Anda terkait rekaman suara. Ini berguna bagi industri seperti agen perjalanan dan kantor medis ketika terjadi miskomunikasi atau insiden terkait pertukaran informasi melalui telepon. Ini adalah cara untuk memenuhi standar kepatuhan untuk industri tertentu dan telah menjadi alat penting bagi pemilik bisnis yang mengandalkan pencatatan untuk tujuan akuntabilitas dan pelatihan.
Anda dapat dengan mudah menyederhanakan pengalaman menelepon pelanggan Anda dengan petugas otomatis dan menu penelepon yang disesuaikan. Kedua fitur ini bekerja sama untuk memberikan informasi yang relevan kepada penelepon Anda, seperti promosi baru atau perubahan jam kantor Anda yang akan datang, dan mengarahkan mereka ke orang-orang yang perlu mereka ajak bicara. Penelepon Anda akan menghargai pembaruan ini dan pengalaman positif mereka akan mendorong mereka untuk merekomendasikan layanan Anda kepada orang lain.
Secara keseluruhan, tetap sederhana. Anda mungkin tidak memerlukan semua fasilitas yang mungkin ditawarkan penyedia besar, jadi pastikan untuk memahami kebutuhan spesifik komunikasi bisnis Anda. Carilah sistem telepon bisnis yang mengurangi sakit kepala, bukan menambahnya.