Sering kali ketika perusahaan mempertimbangkan proyek intelijen bisnis atau pembelian perangkat lunak, muncul pertanyaan yang tampaknya membingungkan semua orang yang terlibat.
“Berapa ROI dalam proyek ini?”
Pertanyaan ini telah menghentikan banyak proyek intelijen bisnis. Mungkin pertanyaan ini diajukan oleh CFO atau CEO. Mungkin pertanyaan ini muncul dalam salah satu rapat dengan vendor atau konsultan yang menyajikan solusi. Kenyataan yang menyedihkan adalah jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan ini dengan angka pasti di area tertentu, ROI mungkin tidak ada.
IRACIS adalah akronim sederhana yang dapat digunakan untuk mengukur nilai proyek intelijen bisnis bagi sebuah perusahaan. Singkatan ini memiliki arti sebagai berikut:
Meningkatkan Pendapatan – Bagaimana aplikasi dan fungsi ini akan menghasilkan lebih banyak penjualan kepada pelanggan baru atau lama, memperpendek siklus penjualan, dan/atau menurunkan biaya penjualan?
Menghindari Biaya – Sejauh ini area yang paling difokuskan dalam justifikasi proyek BI. Bagaimana aplikasi ini akan membantu kita meningkatkan efisiensi, menyediakan lebih banyak informasi di tangan para pelaku bisnis, dan menghilangkan proses yang boros?
Meningkatkan Layanan – Apakah aplikasi ini akan memengaruhi basis klien kami secara signifikan? Apakah kami dapat menyediakan informasi yang lebih tepat waktu dan berharga kepada pelanggan, calon pelanggan, dan pemasok kami?
Sering kali dalam upaya intelijen bisnis, ada hasil yang dianggap diinginkan. Hal-hal seperti pembuatan laporan ad-hoc, staf operasi yang lebih terinformasi, dan waktu tunda yang lebih sedikit dalam pelaporan keuangan memang bagus. Namun, hal-hal tersebut tidak akan membenarkan investasi dalam solusi intelijen bisnis dari vendor perangkat lunak berkualitas tanpa manfaat langsung dan sekunder yang diukur dalam tiga area yang disebutkan di atas.
Mari kita hadapi kenyataan, solusi intelijen bisnis tidaklah murah. Ada banyak solusi yang dapat diskalakan di pasaran saat ini yang berkisar dari implementasi perangkat lunak tradisional, hingga SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan), dan bahkan solusi sumber terbuka. Perusahaan-perusahaan besar telah lama menerima manfaat intelijen bisnis dan kini dengan berbagai penawaran ini, perusahaan-perusahaan kecil dan menengah juga memanfaatkannya. Namun, setiap proyek intelijen bisnis hanya akan sebaik perencanaan, upaya, dan data yang digunakan dalam platform perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan. Oleh karena itu, frasa lain yang sering terdengar dalam banyak proyek BI, “masuk sampah, keluar sampah.”
Dengan menggunakan model IRACIS untuk mengukur nilai solusi bagi perusahaan, Anda memberi semua orang peta jalan yang jelas menuju apa yang dianggap sebagai proyek yang sukses. Dari sponsor eksekutif di perusahaan, hingga vendor tempat Anda bekerja, tidak ada ambiguitas mengenai apa yang diharapkan sebagai hasil akhir. Saya akan menantang perusahaan mana pun yang mempertimbangkan proyek intelijen bisnis dalam bentuk apa pun, bahwa jika Anda tidak dapat menemukan solusi yang mengatasi setidaknya satu dari tiga area di atas, jika tidak ketiganya, maka proyek tersebut mungkin tidak layak dilakukan sama sekali. Dan jika solusi atau produk perangkat lunak tidak mampu diskalakan untuk mengatasi ketiga area dalam jangka panjang, maka mungkin itu bukan produk terbaik untuk Anda. Ini mungkin tampak seperti kriteria yang keras, tetapi di era di mana sebagian besar perusahaan besar memiliki 3 atau 4 alat intelijen bisnis yang terpisah, jelas bahwa pemikiran yang lebih kritis diperlukan sebelum solusi atau platform dibeli.
Akronim ini bukan hanya cara yang baik untuk mengukur nilai proyek bagi perusahaan, tetapi juga dapat menjadi alat curah pendapat untuk jenis aplikasi yang ingin Anda buat. Di atas saya mencatat bahwa bagian Hindari Biaya dari akronim ini sejauh ini paling difokuskan untuk proyek intelijen bisnis. Mengapa demikian? Apakah intelijen bisnis hanya baik untuk menghilangkan pemborosan dan membuat organisasi lebih efisien? Tidak bisakah itu digunakan untuk meningkatkan pendapatan dengan memberikan informasi berharga di hadapan prospek yang belum Anda jangkau?
Saya berpendapat bahwa beberapa aplikasi intelijen bisnis terbaik dan tersukses yang saya ketahui, berfokus pada kategori pertama, yaitu Meningkatkan Pendapatan. Intelijen bisnis adalah tentang menempatkan informasi yang tepat ke tangan yang tepat pada waktu yang tepat. Bagi beberapa perusahaan, itu mungkin analis bisnis internal. Namun, bagi banyak perusahaan lain, itu dapat berupa menempatkan informasi di hadapan pelanggan, calon pelanggan, dan mitra Anda untuk memberikan wawasan baru tentang keputusan pembelian. Ketika perusahaan menjual produk dan layanan yang kompleks, terkadang Anda perlu melacak pelanggan di mana mereka tinggal. Anda perlu menjangkau mereka dengan pesan yang menarik tentang produk atau proposisi nilai Anda dan memberi mereka alasan untuk menindaklanjuti informasi tersebut.
Jika Anda mendapat email dari penyedia asuransi mobil besar, yang menunjukkan penyedia asuransi mobil Anda saat ini dan perkiraan tarif yang Anda bayarkan, lalu grafik yang menunjukkan penghematan sebesar $700 dalam perbandingan tarif untuk pertanggungan yang sama selama satu tahun, itu akan menjadi email yang menarik untuk diterima. Itu mungkin akan memotivasi Anda untuk mengangkat telepon atau mengunjungi situs web untuk mendorong lebih lanjut.
Hal ini pada gilirannya akan Meningkatkan Layanan dan Menghindari Biaya. Mampu menyajikan informasi yang akurat dan tepat waktu seperti ini kepada calon pelanggan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda memiliki sistem yang tepat untuk menghemat uang mereka dan memberikan layanan terbaik. Hal ini memperpendek siklus penjualan dan biaya penjualan, sehingga meningkatkan margin dan profitabilitas. Hal ini menanamkan kepercayaan pada perusahaan dari sudut pandang pelanggan dan juga membuat orang membicarakan produk atau layanan Anda.
Di Era Informasi yang kita jalani saat ini, data dan informasi yang dimiliki perusahaan sejauh ini merupakan aset mereka yang paling berharga. Menyampaikan informasi ini dalam format yang dapat digunakan kepada audiens yang tepat dapat menjadi peran intelijen bisnis di perusahaan mana pun. Ini harus menjadi tujuan saat melihat apa yang dapat dilakukan intelijen bisnis untuk perusahaan. Jangan batasi diri Anda hanya dengan menghilangkan pemborosan dan mengotomatiskan proses internal. Saya yakin proyek yang berfokus pada topik tersebut bermanfaat dan bernilai bagi bisnis. Namun, saat Anda memperluas pemikiran dan mengingat bahwa menggunakan internet untuk menyampaikan informasi dalam berbagai format adalah cara yang paling hemat biaya untuk menjangkau banyak orang, barulah Anda dapat mewujudkan ROI penuh atas pembelian solusi intelijen bisnis.
Jadi, lain kali muncul diskusi tentang proyek atau inisiatif intelijen bisnis, pikirkan model IRACIS sebagai cara untuk membahas dan mengevaluasi nilai proyek bagi perusahaan Anda. Anda mungkin terkejut dengan apa yang dapat Anda hasilkan saat pikiran Anda beralih ke perolehan pendapatan dan peningkatan layanan. Ingatlah, setelah Anda selesai membuat lini bisnis baru atau mengembangkan lini bisnis yang sudah ada, mintalah komisi kepada atasan Anda.